Systemy informatyczne dla firm są istotnym elementem infrastruktury cyfrowej przedsiębiorstwa. Mogą one obsługiwać specyficzne działania oraz procesy, upraszczając tym samym efektywne zarządzanie różnymi obszarami funkcjonowania firm. Należy zadać jednak pytanie, jak wybrać właściwe oprogramowanie dla firmy, które spełni jej oczekiwania i będzie odpowiednio dostosowane do potrzeb? Wbrew pozorom nie należy to do prostych wyborów z uwagi na dużą ilość dostępnych na rynku rozwiązań oraz ilość producentów oferujących w założeniu podobne systemy.
Rodzaje systemów dla firm
Na rynku możemy znaleźć bardzo dużo różnych systemów potencjalnie wspierających procesy w naszej firmie. Kryteria, według których wybierane jest oprogramowanie dla firmy mogą być różne. Pierwsze od czego należy zacząć to odpowiedzieć sobie na pytanie w czym dany zakup ma przynieść korzyści.
U podstaw należy rozdzielić pojęcie systemów. Pierwszym z nich jest oprogramowanie systemowe (system operacyjny). Drugim jest oprogramowanie biurowe, którego wybór w naszej skromnej ocenie jest istotniejszy w kontekście codziennej pracy w firmie.
Poza standardowymi i uniwersalnymi systemami biurowymi jak np. Microsoft Office są systemy specjalistyczne, dedykowane konkretnym branżom. Idąc dalej, dostępne są również systemy wspomagające zarządzanie procesami i prędzej czy później, każda firma znajdzie się w potrzebie skorzystania takich narzędzi.
Jak wybrać najlepsze oprogramowanie?
Niezależnie od tego, czy szukamy systemu uniwersalnego, czy też dedykowanego należy wiedzieć, że są to ważne wybory. Właściwie dobrane oprogramowanie, realnie wspomaga procesy biznesowe. Jeśli decyzja padnie na implementację niewłaściwego oprogramowania, efekty mogą być dokładnie odwrotne. Chcąc znaleźć uzasadnienie dobrych stron dokonanego wyboru i na siłę wprowadzane będą procesy, które będą utrudniać i komplikować codzienną pracę, nie wpływając jednak dobrze na jej skuteczność.
W tym wszystkim właśnie, najważniejszy jest powód, przez który szukamy dodatkowego systemu w naszej firmie. Podstawowymi pytaniami, na które należy u podstaw znaleźć odpowiedź to: jakie mamy oczekiwania względem systemu, jaką system ma pełnić funkcję w firmie, jakie efekty ma przynieść wdrożenie systemu, jak długo system ma być wykorzystywany, czy system jest w dłuższej perspektywie rozwojowy dla firmy, czy będziemy mieli wsparcie techniczne, w jaki sposób dany system sformułuje analizy działań firmy, w jaki sposób wykonywane będą raporty, co będą zawierać.
Ocena właściwego wyboru powinna być również podyktowana kwestiami strategicznymi firmy. Należy więc określić możliwości przedsiębiorstwa, jego dobre i słabe strony. Bardzo ważna jest również świadomość skali zapotrzebowania na usługę lub produkt, który oferuje firma (to wręcz kluczowy element przy wyborze odpowiedniego oprogramowania).
Wybór oprogramowania zależeć powinien od tego, w czym ma ono wspierać daną firmę. W tym miejscu warto zastanowić się czy nie zdecydować się na wcześniejszy wydatek w postaci analizy przedwdrożeniowej w firmie. Jest ona skutecznym rozwiązaniem, jeśli potrzebujemy zewnętrznej oceny podmiotu, który określi potrzeby funkcjonowania systemu w odpowiedzi na potrzeby danego przedsiębiorstwa.
Jak wybrać dobrego producenta oprogramowania
Na rynku znajduje się bardzo wiele firm zajmujących się wytwarzaniem bądź dystrybucją oprogramowania dla firm. Aby zdecydować z kim podejmowana będzie współpraca nie ma niestety skrótów i trzeba zapoznać się z różnymi dostawcami i systemami. Mnogość systemów oraz często duże różnice cen powoduje, że proces decyzyjny jest wydłużony, a często i tak zakańcza się złym wyborem. Na jakie aspekty zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z konkretną firmą? Wskazówki poniżej.
Koszty firmowego oprogramowania
Naturalnie, podstawowym kryterium wyboru wszelkiego rodzaju produktów i usług jest ich cena. W przypadku oprogramowania firmowego mimo wszystko, nie powinna być ona decydująca. Nie mamy gwarancji, że droższe oprogramowanie jest lepsze (niestety często nie jest), lecz wybór tańszych rozwiązań często jest obarczony nie tyle samą jakością rozwiązania, co jakością obsługi. To co jest jednak rzeczywistym efektem wyboru tańszych oprogramowań jest nie rzadko ich ograniczona funkcjonalność. Nie jest to jednak wada – często okazać się może, że nie potrzebujemy niesamowicie zaawansowanego rozwiązania. Odwołując się do wcześniejszych części artykułu – nie można iść za nurtem i poddawać się marketingowi – to właśnie poprawne określenie potrzeb powinno być decydujące w wyborze. Jeśli potrzeby zostaną zaspokojone niższym kosztem, to jest to świetne rozwiązanie i komfortowa sytuacja.
Do zakupu oprogramowania należy doliczyć jeszcze budżet na uruchomienie usługi bądź przeprowadzenie wdrożenia.
Wdrożenie systemu w firmie
Wybierz takiego dostawcę systemu, który dostarczy Ci usługi serwisu posprzedażowego. Bardzo istotne jest wsparcie merytoryczne w trakcie użytkowania danego systemu. Jeśli standardowe funkcjonalności lub ich działanie nie sprawdzi się w przedsiębiorstwie lub będzie niewystarczające, to kluczowa będzie elastyczność dostawcy. Wiele firm dostarcza oprogramowanie, które ma mocno charakter „pudełkowy”. W związku z tym nie mamy możliwości podejmowania zmian w jego działaniu nawet za dopłatą. Część dostawców dopuszcza takie zmiany, ale z kolei za bardzo dużą opłatą. Postaraj się więc znaleźć takiego dostawcę, który już na początku określi swoje możliwości względem ewentualnych, powdrożeniowych modyfikacji w oferowanym oprogramowaniu.
Wiele firm decyduje się na zakup i wdrożenie oprogramowania w ostatnim kwartale roku, a wszystko po to, by w nowym zacząć pracę z nowym systemem. Pamiętać należy, że dla dostawców oprogramowań często jest to okres, w którym zakańczane są różne projekty wdrożeniowe i współpraca może być w tym okresie utrudniona. Dobrym wyborem jest rozmowa z danym dostawcą bądź zamówienie wdrożenia systemu w poprzednich okresach roku, co pozwoli nam na skuteczne przeprowadzenie zaplanowanych wcześniej działań.
Okres wdrożenia dobrze jest wydzielić na części, których wykonanie będzie można właściwie ocenić.
Nowoczesne oprogramowanie w nowoczesnej firmie
Jeśli poszukujesz wymiernych korzyści w optymalizacji procesów sprzedażowych, w raportowaniu i codziennej pracy z klientami, zachęcamy do kontaktu z naszą firmą, gdzie chętnie opowiemy o działaniu systemu BMS, który w takim przypadku jest skutecznym i niedrogim rozwiązaniem. W zależności od budżetu, potrzeb i specjalizacji podejmujemy również działania polegające na stworzeniu systemu od początku do końca specjalnie dla Twojej firmy. Dzięki temu możesz zdobyć przewagę nad konkurencją, której procesy bez takiego rozwiązania będą bardziej czasochłonne i bardziej skomplikowane. Im lepiej wybrany zostanie system, tym mniej problemów i więcej korzyści.
Szczegółowe informacje na temat dostępnego oprogramowania dla firm: https://over-cloud.pl
