Redesign platformy zamówień B2B i outsourcing zespołu projektowego
PGF – Asystent farmaceuty
Kiedy mogliśmy zaprojektować główną platformę sprzedaży i współpracy dla największego dostawcy farmaceutycznego w Polsce, wiedzieliśmy, że wyzwania przed nami postawione będą bardzo ciekawe i przyjdą z wielu kierunków. Połączyliśmy siły z dużym zespołem specjalistów wewnątrz spółki, by rozwinąć produkt zgodnie z oczekiwaniami biznesu i możliwościami infrastruktury, żeby jednak zacząć prace trzeba było przeprowadzić audyt technologiczny i badania UX.
Etap 1
Audyt UI/UX
-
Audyt UI/UX
-
Dokumentacja projektowa
-
Makiety i prototypowanie
Analiza potrzeb biznesu, użytkowników i potencjału rozwojowego
Projekt dla Polskiej Grupy Farmaceutycznej rozpoczęliśmy od przeprowadzenia szczegółowego audytu UI/UX istniejącego portalu do obsługi zamówień dla aptek. Platforma, obsługująca tysiące użytkowników z branży farmaceutycznej, to szereg funkcjonalności, takich jak składanie zamówień, obsługa reklamacji, rozliczenia i faktury, promocje, programy lojalnościowe, dostęp do bazy wiedzy, analityka zakupów oraz komunikacja z centralą. Audyt objął analizę interfejsu, heurystyki użyteczności, sesji Hotjar, danych analitycznych i opinii rzeczywistych użytkowników, w tym farmaceutów. Na jego podstawie powstał obszerny raport ze szczegółowymi rekomendacjami – od kwestii wizualnych, po błędy funkcjonalne, spójność i strukturę nawigacji. Zidentyfikowaliśmy także potencjał dla rozwoju nowych funkcji, takich jak inteligentny asystent zamówień czy lepsze wykorzystanie systemów lojalnościowych.
Budowanie dokumentacji i kontakt między zespołami
Rozpoczynając szeroko zakrojoną współpracę z zespołem klienta, na etapie definiowania zakresu projektu prowadziliśmy konsultacje z wieloma działami – od managerów produktu, przez działy handlowe i marketingowe, aż po zespoły operacyjne i techniczne. Naszym celem było zebranie pełnego obrazu potrzeb firmy i przekształcenie ich w realne usprawnienia. Zmapowaliśmy potrzeby użytkowników końcowych oraz wewnętrznych procesów PGF, tworząc podstawę do kolejnych etapów projektowania.
Uporządkowanie potrzeb i ułożenie planu po obu stronach pozwoliło zachować skuteczność mimo ilości zaangażowanych osób, a regularny kontakt stał się czymś więcej niż wymianą maili między klientem a wykonawcą. Zbudowane relacje, codzienne spotkania (daily) oraz konferencje gwarantują pełny przepływ informacji i sprawną realizację.
Etap 2
Projektowanie
-
Widoki i szablony: All inclusive
-
Design system z komponentami
-
Research UX
-
Rozszerzony pakiet marketingowy
-
Pliki gotowe do wdrożenia
-
Pakiet porad i plan rozwojowy
Design system i rozwiązywanie problemów
Jednym z kluczowych elementów tego etapu było opracowanie nowego, kompleksowego design systemu. Stworzyliśmy spójną bibliotekę komponentów UI, definiując style kolorystyczne, typografię, rozmiary, odstępy i stany interakcji a także strukturę HTML dla elastycznego grid systemu, co pozwala na budowanie kokpitu personalizowanego dla potrzeb aktualnych promocji, typu konta czy konkretnego użytkownika. Dzięki temu każdy element interfejsu – od kart produktowych, przez filtry i tabelki, po formularze zamówień – został zaprojektowany według jednolitych reguł.
Tabele, będące głównym środowiskiem pracy użytkowników, zostały ustandaryzowane, co zwiększyło intuicyjność całego systemu mimo mnogości funkcji i widoków. Nowy system filtrowania oraz mechanizmy ukrywania sidebarów pozwalają pracować wygodnie w widokach kompaktowym i rozszerzonym.
Podstawy do rozwoju
Głównym celem było unowocześnienie interfejsu zgodnie z aktualnymi trendami UI/UX oraz potrzebami użytkowników biznesowych w branży farmaceutycznej. Projekt objął też przeorganizowanie kluczowych ekranów – takich jak zamówienia, reklamacje, płatności czy promocje – i stworzenie zupełnie nowych sekcji dla funkcji, które dotychczas nie były dostępne. Choć standardy dostępności WCAG nie były głównym priorytetem, zadbaliśmy o dobrą czytelność, odpowiednie kontrasty oraz skalowalność elementów – szczególnie z myślą o użytkownikach starszej daty, dla których komfort użytkowania jest kluczowy.
Równolegle zaprojektowaliśmy nowe moduły i system asystenta wirtualnego, który w formie dynamicznych powiadomień przypominał o najważniejszych informacjach i akcjach, jakie użytkownik może wykonać. Całość zyskała nowoczesny, dopracowany i bardziej marketingowy charakter, wpisujący się w długofalową strategię.
Etap 3
Wdrożenie
-
Outsourcing
-
SCRUM + Jira + BitBucket
-
Optymalizacje web performance
Wdrożenie portalu
Po zakończeniu etapu projektowego przeszliśmy do ścisłej współpracy z działem IT, wspólnie realizując wdrożenie nowych modułów i interfejsów w istniejącym systemie. Naszym zadaniem było nie tylko dostarczenie gotowych projektów, ale także aktywne uczestnictwo w implementacji – z pełnym zrozumieniem struktury aplikacji, istniejących API oraz architektury front-endu. Projekt był wymagający ze względu na rozmiar platformy oraz potrzebę zachowania pełnej kompatybilności z aktualnie działającymi funkcjami.
Proces wdrożenia przebiegał etapowo, zgodnie z metodyką Scrum, pod opieką wewnętrznych scrum masterów. Już na początku prac opracowaliśmy nowy szkielet aplikacji, oparty o zoptymalizowany system stylowania w SCSS – zorganizowany w modułach, ze zmiennymi design systemu i logicznym podziałem komponentów. Taka struktura pozwoliła znacząco przyspieszyć dalsze prace wdrożeniowe oraz poprawić wydajność całej aplikacji.
Optymalizacje web performance, CWP i dalszy rozwój
Wprowadziliśmy również szereg optymalizacji front-endowych poprawiających metryki Core Web Vitals takich jak LCP, INP, CLS czy TTFB, przez m. in. redukcję liczby zapytań, zastosowanie formatów graficznych WebP i SVG, a także uspójnienie typografii i dynamiczne ładowanie czcionek, co obniżyło czas ładowania interfejsu i zmniejszyło obciążenie serwera.
Mimo krótkiego deadline jak na taką ilość pracy, wdrożenie zakończyło się sukcesem i przyniosło wymierne efekty w codziennej pracy użytkowników. Projekt Asystenta Farmaceuty stał się podstawą do dalszej współpracy przy kolejnych audytach UX, rozwoju nowych funkcjonalności, a także przy projektach towarzyszących i produktach cyfrowych rozwijanych wewnątrz grupy kapitałowej PGF.
Podsumowując
Projekt dla Polskiej Grupy Farmaceutycznej to przykład udanego przeprojektowania dużego systemu B2B w branży farmaceutycznej, który przeszedł drogę od szczegółowego audytu UX, przez redesign interfejsu i rozbudowę funkcjonalności, aż po efektywne wdrożenie i dalszy rozwój. Udało nam się nadać platformie nowoczesny wygląd, poprawić ergonomię codziennej pracy farmaceutów i stworzyć solidne podstawy do dalszej rozbudowy – zarówno technologicznej, jak i marketingowej.
Dzięki ścisłej współpracy z zespołami IT, product ownerami i managerami z różnych działów firmy, powstało rozwiązanie, które realnie wspiera użytkowników w ich codziennej pracy, a przy tym jest estetyczne, zoptymalizowane i gotowe na dalszy rozwój. To jeden z tych projektów, który pokazuje, jak dobrze poprowadzony proces UX/UI może mieć realny wpływ na funkcjonalność, wydajność i odbiór dużej platformy korporacyjnej.